تأهيل المراجع الخارجي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات

تأهيل المراجع الخارجي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات

لقد تطلب التشغيل الالكتروني للنظام المحاسبي أن يكون المراجع بصفة عامة والمراجع الخارجي بصفة خاصة لديه المعرفة والخبرة بالآتي :ـ

1 ــ المعرفة التامة لطبيعة الحاسبات الإلكترونية ونظم تشغليها .

2 ــ المعرفة التامة بلغات الحاسبات الإلكترونية المتاحة والمطبقة في الواقع العملي والتي تستخدم في تشغيل البرامج .

3 ــ المعرفة التامة ببرامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشآت في تشغيل النظم المحاسبية وكيف يمكن مراجعتها .

4 ــ المشاركة في وضع برامج الكمبيوتر الخاصة بالمنشأة أو تقويمها وبيان مواطن الضبط الداخلي والتحكم الذاتي للاستفادة من ذلك في عملية المراجعة .

5 ــ المعرفة التامة بإمكانيات برامج المراجعة الحديثة باستخدام الحاسبات الإلكترونية ودراسة جدوي استخدامها في عملية المراجعة .

6 ــ الإلمام بالأساليب الرياضية والإحصائية المتاحة والتي يمكن الاستفادة منها في عملية المراجعة والتي أصبحت ميسرة بعد استخدام الحاسبات الإلكترونية . 

7 ــ الإلمام التام بنظم المعلومات المتكاملة وشبكات المعلومات الخاصة والمحلية والإقليمية والدولية .

ولتحقيق التأهيل العلمي والعملي السابق ، يجب توافر المقومات الآتية :ــ

# ــ أن تتضمن مقرات الدراسة بالجامعات والمعاهد والمدارس وكافة دور التعليم المعنية بالمحاسبة والمراجعة والكمبيوتر بعض المعرفة عن الحاسبات الإلكترونية وتقنية المعلومات .

# ــ أن تقوم المنظمات المهنية للمحاسبة والمراجعة بتنظيم دورات تدريبية متعمقة ومتقدمة عن إمكانيات وتطبيقات الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة والمراجعة  .

# ــ أن تتضمن امتحانات إجازة ممارسة مهنة المحاسبة والمراجعة القانونية أسئلة نظرية وعملية عن إمكانيات وتطبيقات الحاسبات الإلكترونية في مجال المحاسبة والمراجعة .

# ــ متابعة التطورات المعاصرة في مجال الحاسبات الإلكترونية وتطبيقاتها في مجال المحاسبة والمراجعة من خلال المطبوعات والنشرات والندوات والمؤتمرات وشبكات المعلومات .

مهام ومسئوليات المراجع الخارجي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

لقد ألقي التطور السريع في التشغيل الالكتروني للبيانات وتقنية المعلومات مسئوليات إضافية علي مراجع الحاسبات الخارجي ، ليس في نوع المهمة ولكن في وسائل تنفيذها ، من أبرزها ما يلي :ــ

# ــ تقويم نظم الضبط الداخلي لعملية تجهيز البيانات وإدخالها في الكمبيوتر وكذلك المتضمنة داخل برامج الكمبيوتر ذاتها ، لأن ذلك هو الأساس في تنفيذ عملية المراجعة .

# ــ التأكد من سلامة برامج التشغيل الالكتروني للبيانات [ Soft – Ware  ] من حيث مضمونها وملاءمتها وتحقيق مقاصدها ، وله أن يستعين بأهل الخبرة والاختصاص في هذا الشأن .

# ــ التأكد من صلاحية تجهيزات التشغيل الالكتروني للبيانات [ Hard – Ware  ] من حيث سلامة التشغيل ،وله أن يستعين بأهل الخبرة والاختصاص في هذا الشأن .

  # ــ التأكد من أن سبل وأساليب تحليل البيانات بواسطة الحاسب الالكتروني تفي بالغرض المنشود .

# ــ التأكد من سلامه نظم حماية برامج وأجهزة الحاسبات الإلكترونية ، وانتظام عمليات الصيانة الدورية ، وكذلك عمليات التحديث والتطوير المستمرة ، لضمان الكفاءة والجودة في المعلومات الخارجة .

# ــ التأكد من سلامة ودقة نظام توزيع المعلومات الخارجة وحمايتها وإمكانية استرجاعها للاستفادة منها في عملية المراجعة المستمرة ، وكذلك التأكد من نظام التغذية العكسية .

# ــ التأكد من سلامة نظام حفظ الملفات ، سواء التي تحتوي البيانات الداخلة ، أو التي تحتوي المعلومات الخارجة ، وذلك لحمايتها من التلاعب .

# ــ الاطمئنان من أن التعديلات التي تتم علي برامج التشغيل الالكتروني للبيانات معتمدة ممن لهم السلطة ، وأنها موضوعية ، وتتفق مع التطورات المستجدة . 

وسوف نتعرض لهذه المهام بشيء من التفصيل في الصفحات التالية .

ــ تقويم نظم الضبط الداخلي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

يجب علي المراجع الخارجي فحص وتقويم نظم الضبط الداخلي في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، قبل أن يخطط ويضع برنامج المراجعة وتنفيذه ، ويتم ذلك علي النحو التالي :ــ

[ 1 ] ــ فحص وتقويم نظم الضبط الداخلي العامة خارج نطاق التشغيل الالكتروني للبيانات ، والتأكد من الآتي :ــ

ــ سلامة الدورات المستندية وانسياب البيانات إلي وحدة الإدخال .

ــ سلامة التنظيم الإداري وحدود السلطة والمسئولية والفصل بين المهام .

ــ وجود النظم واللوائح والضوابط التي تضبط حركة المستندات .

[ 2 ] ــ فحص وتقويم نظم الضبط الداخلي لعمليات إدخال للبيانات إلي الكمبيوتر ، الاطمئنان من الآتي :ــ

ــ سلامة عملية تجهيز البيانات قبل الإدخال .

ــ سلامة وسائل إدخال البيانات .

ــ سلامة عملية إدخال البيانات .

وفي هذا الخصوص يجب تحديد التوصيف الوظيفي للعاملين بقسم تجهيز البيانات والعاملين بقسم إدخال المعلومات والعاملين بقسم تشغيل البيانات والفصل بينهما ، وأن تكون كل عملية إدخال موثقة من شخص مسئول ، وفي كل الأحوال يجب الفصل بين المهام السابقة لتجنب التواطيء .

[ 3 ] ــ فحص وتقويم نظام ضبط تصميم برامج الحاسب الالكتروني المستخدمة في تشغيل البيانات من حيث : المشتركون في التصميم وسلامة التصميم واختبار المعلومات الخارجة ، وفي هذا الخصوص يجب مراعاة ما يلي :ــ

ــ اشتراك كل من قسم البرمجة والإدارة المالية وخبراء التشغيل في إجراءات تصميم النظم وبرامج الكمبيوتر .

ــ التوصيف الدقيق للنظم والبرامج وتحديد مواصفاتها وإجراءات تشغليها .

ــ اعتماد النظم والبرامج المقترحة قبل التشغيل من قبل الإدارة العليا .

ــ الاطمئنان من سلامة وحفظ المستندات بعد الإدخال وسلامة تداول وحفظ المعلومات بعد الإخراج .

[ 4 ] ــ فحص وتقويم نظم الضبط الداخلي علي مخرجات الحاسبات الإلكترونية الاطمئنان من الآتي :ـ

ــ سلامة آلية المطابقات بين الاجماليات والتفاصيل .

ــ سلامة توزيع المخرجات علي مستخدميها .

ــ سلامة حفظ المخرجات بعد الاستخدام .

ــ سلامة نظام التغذية العكسية بالمعلومات .

وفي ضوء نتائج فحص وتقويم نظم الضبط الداخلي السابقة يقوم المراجع بوضع خطة المراجعة ، واختيار أساليبها ، وتنفيذ إجراءاتها علي النحو الذي سوف نوضحه في الصفحات التأليه إن شاء الله  .

تخطيط المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

يدرس المراجع الخارجي كافة الجوانب المرتبطة بالتشغيل الالكتروني للبيانات عند وضع خطة المراجعة ، ومن أهمها ما يلي : ــ 

# ــ نظم الضبط الداخلي اليدوية ، ونظم الضبط الداخلي في حالة تشغيل البيانات بواسطة الحاسبات الإلكترونية ، علي النحو السابق بيانه آنفا .

# ــ تطبيق نظم التحكم الذاتي والمطابقات والمقارنات والتحليلات عند تصميم برامج الكمبيوتر .

# ــ طبيعة أساليب المراجعة باستخدام إمكانيات الحاسبات الإلكترونية .

# ــ خبرات ومهارات مدخلي البيانات إلي الحاسبات الإلكترونية .

# ــ خبرات ومهارات المراجعين بالحاسبات الإلكترونية .

# ــ نوع المراجعة المطلوبة في ضوء عقد الارتباط .

# ــ مدة الوقت المخطط لعملية المراجعة التكلفة وقيمة عقد الارتباط  .

وفي ضوء ما سبق يضع المراجع خطة المراجعة والتي تشتمل علي ما يلي :ــ

# ــ حجم العينة ، ونوعها .

# ــ موضوع المراجعة .

# ــ توقيت المراجعة .

# ــ أساليب المراجعة المختارة .

# ــ إجراءات المراجعة .

# ــ تقارير المراجعة .

وليس هناك نموذج محدد لخطة المراجعة ، بل تصمم حسب الأحوال .

ــ كيفية المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات .

هناك طرق مختلفة للمراجعة الخارجية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، ويتوقف اختيار الطريقة علي حجم المنشأة وحجم مكتب المراجعة وإمكانياته من حيث الخبرات ، ومن أهم تلك الطرق ما يلي :ــ

ـــ المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية [Auditing Around The Computes  ]

ــ المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية [Auditing Through the Compute ]

ــ المراجعة باستخدام أسلوب فحص برامج المنشأة

             [Auditing Through Firm Computer Programs ]

ــ المراجعة باستخدام برامج خاصة بمكاتب مراجعة .

[Speaalized Programs Auditing Through ]

وفيما يلي نبذة مختصرة عن كل منها ؛

أولاً : المراجعة حول الحاسبات الإلكترونية [ 1 ] :ــ

وتتمثل خطوات المراجعة حول الحاسبات في الآتي :ـ

1 ] ــ اختيار عينة من المستندات وإجراء المراجعة الشاملة عليها وحصرها وعدها         [ Documents Count  ] ومتابعة تسلسل أرقامها .

2 ] ــ تشغيل البيانات الواردة بهذه المستندات يدوياً واستخراج النتائج  .

3 ] ــ تشغيل نفس البيانات باستخدام الحاسب الالكتروني واستخراج النتائج .

4 ] ــ المطابقة بين النتائج في حالة التشغيل اليدوي والتشغيل الالكتروني .

5 ] ــ استخدام المراجعة بمقارنة الاجماليات مع العناصر [ Control Totals  ] للاطمئنان من صحة البيانات .

 وتناسب هذه  الطريقة المنشآت الصغيرة وكذلك مكاتب المراجعة ذات الخبرات المتواضعة في مجال برامج الحاسبات ، وتعتمد بصفة أساسية علي أساليب المراجعة التقليدية .

ثانياً : المراجعة من خلال الحاسبات الإلكترونية.

 ويستخدم المراجع في هذا الخصوص مجموعة من البرامج الجاهزة المخصصة لتنفيذ المراجعة من بينها ما يلي : ـ

1 ] ــ برامج اختبار صحة البيانات الداخلة [ Input Data Testing  ] .

2 ] ــ برامج المحاكاة [Simulation   ] بمؤسسات شبيهة أو حالات افترضيه .

3 ] ــ برامج استخراج أو اكتشاف التجاوزات والاستثناءات [ Limit Ranges  ] في المعلومات الخارجة ويطلق عليها : اختبارات الحدود والاعتدال وذلك لاكتشاف الخطأ سواء في  البيانات الداخلة أو في البيانات الخارجة .

4 ] ــ برامج القيم المقيدة [ Restricted Valus  ] لاختبارات صحة البيانات .

 وتساعد هذه الطريقة المراجع من استخدام الأساليب الإحصائية والرياضية والمحاسبية لإنجاز معظم عمليات المراجعة ، وتتطلب هذه الطريقة مستوي عال من الخبرة في مجال  الحاسبات الإلكترونية والمراجعة .

ثالثاً : المراجعة باستخدام أساليب فحص برامج المنشأة .

 وتتمثل خطوات وكيفية المراجعة في الآتي :ــ

1 ] ــ فحص برامج الحاسبات الإلكترونية التي تستخدمها المنشأة للاطمئنان من سلامتها في ضوء تحقيق الأغراض  المصممة من أجلها .

2 ] ــ فحص خرائط تدفق البيانات التي تغذي  البرامج ، للاطمئنان من سلامة وانتظام التغذية .

3 ] ــ استمرارية الفحص لأي تعديلات علي البرامج المطبقة .

4 ] ــ استخدام   هذه البرامج في تنفيذ عمليات  المراجعة والفحص باستخدام الأساليب السابق بيانها في المدخل السابق .

ويتطلب تطبيق هذه المنهج أن يكون لدي المراجع خبرة متميزة عالية في استخدام الحاسبات الإلكترونية في مجال المراجعة بعد الاطمئنان من سلامة برامج المنشأة .

رابعاً : المراجعة باستخدام برامج خاصة للمراجعة .

 حيث تقوم مكاتب المراجعة بتصميم  برامج المراجعة مستقلة خاصة بها باستخدام الحاسبات الإلكترونية لتستخدم في مراجعة المنشآت التابعة للمكتب وهذا المنهج لا يطبق إلا في مكاتب المراجعة ذات الإمكانيات البشرية والمادية الكبيرة ، وما زال تطبيقه محدوداً علي بعض المكتب في  بعض الدول .

ويتطلب تطبيق هذه البرامج دراسات الجدوى الاقتصادية ومقابلة تكلفة إعدادها بالمنافع المرجوة منها ، كما يجب أن يؤخذ في الحسبان مخاطر تطور التقنية علي تقادم تلك البرامج .

أساليب المراجعة الخارجية في ظل التشغيل الإلكتروني للبيانات .

بالإضافة إلي أساليب المراجعة في ظل التشغيل اليدوي للبيانات ، هناك أساليب أخري  استوجبها التشغيل الالكتروني من أهمها ما يلي : ــ

ــ أسلوب العينات الإحصائية [ StatisIical sampling  ] .

ــ أسلوب المحاكاة تحت حالات بديلة [ Simulation  ]  .

ــ أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات   [ Feed Back Loops  ] .

ــ أسلوب الاختبار عن طريق الحدود والمقيدات [ Limits and Restrictions  ] . 

ــ أسلوب خرائط المراقبة  [ Control Charts  ] .

ــ أسلوب خرائط الإجراءات  [Charts Proceders  ] .

ــ أسلوب برامج المراجعة الجاهزة [Ready Computer Audit Programs  ] .

ــ أسلوب خرائط تدفق المعلومات [ Systems Flow Charts  ] .

ــ أسلوب تحليل النظم  [ Systems Analysis  ] .

ولقد سبق أن تناولنا هذه الأساليب عند عرض طرق المراجعة في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات في المبحث الأول .